Деловой английский. Деловое письмо на английском

Деловое письмо на английском языке

В сегодняшней статье мы разберем основные особенности составления письма на английском языке. Независимо то того, нужно ли вам составить письмо по учебе или для делового партнера, правила будут одинаковыми. Искренне надеемся, что этот материал поможет вам составить качественное деловое письмо. 

Если же вы хотите существенно улучшить свой английский, то запишитесь на пробное занятие в скайп-школу иностранных языков LingvaPro,  заполнив форму ниже, или посмотрите наши программы 

Первый контакт начинается с письменных коммуникаций, то есть деловых писем, которые помогут составить благоприятное впечатление о вас лично и о вашей компании/ организации в целом.
Если документ имеет хорошую структуру, а также написан хорошим деловым языком, — есть все шансы, что он произведет нужное впечатление.

В настоящее время для всей деловой документации характерно использование, так называемой, блочной структуры. Считается, что это в наибольшей степени соответствует современному деловому стилю. Такой стиль позволяет, во-первых, сэкономить время, а во-вторых, поддерживать единообразную форму для всей деловой документации. К составлению серьезных документов нужно подходить серьезно и тщательно. Четко определенная блочная структура позволяет легко составить письмо, а единообразная форма — быстро ориентироваться в потоке деловой корреспонденции. Письмо можно разбить на отдельные блоки
  • Вступление,
  • Основная информация,
  • Действие,
  • Концовка.

Вступление Это объяснение того, зачем вы пишете письмо. Сошлитесь на предыдущее письмо, знакомство, разговор или документ.

Основная информация (факты и цифры) Дайте основную информацию со всеми подробностями, цифрами и датами. Либо попросите информацию. Разделяйте текст на абзацы. Следите за логикой изложения.

Действие (вывод) Действие, которое должен предпринять читатель. Либо действие, которое вы предпримете. Укажите конечный срок, если это необходимо.

Концовка  Иногда достаточно простого заключительного предложения из одной строки.

 

1. Вступление

Дата
Дата должна быть приведена полностью. Для Великобритании характерен следующий формат даты: день/месяц/год. Запятые не используются.

Пример
12 June 2005

В некоторых других странах используется следующий формат даты: месяц/день/год, причем после дня часто ставится запятая.

Пример
June 12, 2005
Адрес
Имя и адрес получателя должны находиться на разных строках. Имя получателя нужно указывать в точности так, как он подписывает свои письма. Например, если получатель подписывается Mike Parson, именно так и нужно писать его имя, добавляя перед ним Mr. Писать Mr M Parson не следует.

Пример
Mr Mike Parson
General Manager
Parsons Co Ltd
14 Bracken Hill
Manchester
Great Britain M50 8FD

В первом абзаце нужно указать причину написания письма. Это может быть:
  • Благодарность за предыдущее письмо
  • Напоминание о встрече или разговоре
  • Вступление к теме, которая будет обсуждаться.
  
Примеры
Thank you for your letter of…
It was good to meet you again at last week’s conference.

2. Основная информация

Это основная часть сообщения, в которой дается вся информация, которую получатель должен знать. Альтернативный вариант: вы запрашиваете информацию. Возможно также сочетание обоих вариантов. Информацию необходимо давать просто и ясно, разделяя ее на отдельные абзацы. Этот раздел должен приводить к логическому выводу.

3. Действие (вывод)

В этом разделе сообщение приводит к логическому выводу. Это может быть:
  • описание действия, которое ожидается от получателя
  • описание действия, которое вы предпримете вследствие того, что вы изложили в письме

Примеры
Please let me have full details of the costs involved together with some sample menus.
If payment is not received within seven days this matter will be placed in the hands of our solicitor.

4. Концовка

Обычно все, что необходимо для окончания сообщения, — это простое заключительное предложение, состоящее из одной строки. Оно должно соответствовать содержанию сообщения.

Самые распространенные варианты концовок: Yours faithfully (используется только в сочетании с обращением Dear Sir/Sirs/Sir or Madam) и Yours sincerely (используется в сочетании с личными обращениями).

Примеры:
Dear Sir
Dear Sirs
Dear Madam
Dear Sir or Madam
Yours faithfully

 
Dear Mr Jackson
Dear Mrs Tang
Dear Jane
Dear Tom
Yours sincerely

  • I look forward to meeting you soon.
  • I look forward to seeing you at next month’s conference.
  • A prompt reply would be appreciated.
  • Please let me know if you need any further information.

Примечание
Следующие концовки являются незаконченными, поэтому их не следует использовать.
  • Hope to hear from you soon.
  • Looking forward to hearing from you.

Специальные пометки в деловом письме на английском языке

Если письмо имеет конфиденциальный характер, это обычно указывается в отдельной строке над адресом. Эту пометку можно делать с помощью символов верхнего регистра или подчеркивания.

Пример:
CONFIDENTIAL
Mr Mike Parson
General Manager
Parsons Co Ltd
14 Bracken Hill
Manchester
Great Britain M50 8FD

Приветствие
Если в адресе письма вы указали имя получателя (а не просто название компании), то необходимо начать письмо с личного приветствия.

Пример:
  • Dear Mr Smith
  • Dear James
  • Dear Miss Hastings
  • Dear Margareth

Если письмо адресовано организации, а не конкретному человеку, то следует использовать более формальное приветствие Dear Sirs.

Пример:
Dear Sirs

Если письмо адресовано руководителю отдела или организации, чье имя вам неизвестно, то следует использовать следующую форму приветствия.

Пример:
Dear Sir or Madam

Вернуться к списку
Записаться на пробное занятие
Не знаете, подойдет ли вам обучение по Skype? Запишитесь на бесплатное пробное занятие сейчас и решите